Szybkie wyszukiwanie informacji w Outlook

Jest to narzędzie wypuszczone przez firmę Microsoft razem z pakietem Microsoft Office, które oferuje nam szybki dostęp do poczty elektronicznej. Aplikacja ta jest dużo bardziej zaawansowana od standardowych kont pocztowych dostępnych w sieci web.

Cechą charakterystyczną jest prosta w obsłudze możliwość segregowania swoich wiadomości w folderach i ich podfolderach. Dodatkowym plusem przemawiającym za tego typu rozwiązaniem jest możliwość rozbudowania dostępnych modułów, personalizując w ten sposób program pod indywidualne zapotrzebowanie.

Wyszukiwanie wiadomości

Jednym z wielu modułów ułatwiających współpracę z narzędziem Microsoft Outlook jest intuicyjna i skuteczna wyszukiwarka kontaktów. Wyszukiwanie kontaktów można zawęzić do danego folder bądź pod folderu, a w przypadku negatywnego wyniku wyszukiwanie można rozszerzyć na całą skrzynkę pocztową. Wyszukiwanie jest możliwe po adresie e-mail, jak również wpisując pojedynczy wyraz, którego jesteśmy pewni, że jest w wiadomości przez nas wyszukiwanej. Usprawnienie wyszukiwania możliwe jest poprzez dodawanie unikalnych wyrazów do wiadomości szczególnie dla nas ważnych.

Wspomaganie wyszukiwania wiadomości

Okazuje się jednak, że mimo udostępnienia świetnego narzędzia wyszukiwania niejednokrotnie nie jesteśmy w stanie odnaleźć interesującej nas wiadomości e-mail, ponieważ tytuł wiadomości zupełnie nie odpowiada zawartej w wiadomości treści. Co wtedy możemy zrobić? Okazuje się, że jesteśmy w stanie zmienić tytuł odebranej wiadomości w taki sposób, abyśmy już na pierwszy rzut oka wiedzieli co znajduje się w środku. Zatem jak to wykonać? Wszystko co musimy zrobić to w otwartej wiadomości na naszej poczcie elektronicznej musimy nacisnąć lewy przycisk myszy (LPM) na polu „Tytuł” i nadać indywidualny, nowy tytuł wiadomości w 100% oddający krótką charakterystykę tekstu zawartą w e-mailu.

Flagi, czyli oznaczanie priorytetu wiadomości

Innym sposobem na przyspieszenie wyszukiwania wiadomości w Microsoft Outlook są udostępnione do użytku dla użytkownika flagi. Za pomocą flag jesteśmy w stanie określić priorytet wysyłanych i odbieranych wiadomości jak również wpisów w kalendarzu. Flaga to kolorowy znacznik (w kształcie flagi), wyróżniający oznaczoną nim element. Zastosowań dla tej funkcjonalności jest wiele. Najpopularniejszą z nich jest oddzielanie korespondencji służbowej od prywatnej czy też wyróżnienie wiadomości z zadaniami, których jeszcze nie wykonaliśmy w taki sposób, aby nie mieszały się one nam z zadaniami już wykonanymi.

Podsumowanie

Twórcy programu Microsoft Office udostępniający w nim narzędzie do odczytu poczty elektronicznej zasłużyli niewątpliwie na słowa uznania. Wiele zaoferowanych przez nich funkcjonalności jest bardzo pożyteczne w życiu codziennym. Narzędzie pozwala na indywidualne personalizowanie aplikacji, dzięki czemu jesteśmy w stanie posegregować otrzymywane maile w sposób zapewniający szybkie wyszukanie informacji nas interesujących. Aplikację polecam wszystkim, którzy lubią mieć przefiltrowane wiadomości, dzięki czemu są w stanie mieć pod kontrolą wszystkie otrzymane informacje.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *